土地売却の必要書類|提出タイミングと揃え方のコツを解説

土地売却の必要書類

土地の売却には様々な書類が必要です。
準備する書類について事前に知っておくことは、スムーズな取引のために大切です。
直前になって慌てて探したり、契約直前に紛失が発覚したりといったトラブルを避けるためにも、早めに準備しておくことが不動産売却を成功に導くカギとなります。

とはいえ、不動産の売却に必要な書類は、準備をするタイミングがそれぞれ異なります。
すべての書類を初めに用意すればいいというわけではないため、注意が必要です。
例えば、「印鑑証明書を取得するタイミングが早すぎて、必要になったときには期限切れで再取得が必要になった」といった失敗はありがちです。

この記事では、不動産売却の流れに沿って、どのような書類がどのタイミングで必要なのか解説していきます。
書類の取得方法や、紛失した場合の対処方法などもお知らせしますので、ご参考にしてください。

まず、売却の流れに沿って、必要書類を一覧表にしました。
いつ、どの書類が必要になるのか確認してみてください。
まず目標にしたいのは、「媒介契約」までに必要な書類をしっかり揃えることです。

いつ必要か 必要書類 必須かどうか
査定 登記事項証明書(登記簿謄本) なくてもよい(あれば面積や所有者などを確認できる)
媒介契約 登記識別情報通知書または登記済証 必須
固定資産税納税通知書 できるだけ用意
実測図、境界確認書、越境覚書など 手元にあれば
本人確認書類 必須
建築協定書 該当する地域のみ
地盤調査報告書 手元にあれば
売買契約 登記識別情報通知書または登記済証 必須
本人確認書類 必須
印鑑証明書(3ヶ月以内) 必須
引き渡し 登記識別情報通知書または登記済証 必須
固定資産評価証明書 必須
印鑑証明書(3ヶ月以内) 必須
住民票、戸籍の附票、戸籍謄本 住所氏名に変更があるとき
抵当権抹消書類 抵当権の登記があるとき
本人確認書類 必須
確定申告 購入時・売却時の売買契約書のコピー、仲介手数料等の領収書コピー、土地の登記簿謄本など 売却益が出たら確定申告を行う。

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1.売却査定を受けるときに必要な書類

売却査定を受けるときに必要な書類

土地を売却するときにはまず不動産会社の査定を受けますが、特別に書類を準備しなくても査定を受けることはできます。
査定の申し込みでは住所や面積を聞かれますが、「100平米くらい」とか「50坪くらい」など、おおまかにわかれば充分です。

ただし、古いものでもよいので手元に登記事項証明書(登記簿謄本)があれば、面積などが確認できるのでスムーズに査定を申し込みできます。
また、登記簿謄本が手元にないときは不動産会社が取得してくれることもあるので、まずは査定を早めに受けてみるのがおすすめです。

査定を受ける際に、これから必要になる書類について説明してくれる不動産会社が多いので、わからないことを相談しながら書類を揃えていきましょう。

登記簿謄本ってなに?

土地の登記事項証明書(登記簿謄本)には、土地の所有者や面積、用途(宅地、田、畑など)が記載されています。
新しい登記事項証明書を取得したいときには、法務局に行って取得することができ、手数料は600円です。
インターネットで郵送請求をすると手数料は500円になります。
登記事項証明書は、法務局のコンピューターに記録された登記の内容をプリントアウトして交付される書類です。

「登記簿謄本」というのは2008年以前の紙で管理されていた頃の正式名称なのですが、一般的に浸透しているため、今でも「謄本」と呼ぶ人は多いです。
登記事項証明書は全国どこの法務局からでも取得でき、手数料を支払えば、だれでも何度でも取得できます。

なお、「登記簿謄本(登記事項証明書)」と「登記済権利証」は似た名前ですが、全く別の書類なのでご注意ください。
(※登記済権利証は次の章で解説しますが、所有者だけが持っている重要な書類です。)

2.媒介契約までに必要な書類

媒介契約までに必要な書類

土地の売却を依頼する不動産会社が決まったら、不動産会社と売主との間で「媒介契約」を締結します。

「媒介契約」の締結までに用意する書類は次のとおりです。
売却するならいずれ必要になるので、不動産会社とコンタクトを取ったら、下記の書類を早めに集めてみてください。

2-1.登記識別情報通知書(または登記済証)

登記識別情報通知書登記済証は、その土地の所有者であることを証明する重要な書類です。
両方をまとめて「権利証」「権利書」という俗称で呼ばれることもあります。
土地を売却するには、登記識別情報通知書または登記済証が必要です。
紛失している場合には、早めに不動産会社に知らせて対応を相談しましょう。(紛失した場合の対処方法は最後の章で解説します。)

登記済証と登記識別情報通知はどう違うのでしょうか?
「登記済証」が発行されていたのは昔の制度で、現在では「登記識別情報通知」が発行されています。
「登記済証」が発行されていた時期は地域によって異なり、2005年(平成17年)から2008年(平成20年)の間に各地の法務局がオンライン化されて「登記識別情報通知」に移行しています。

「登記済証」とは、不動産の権利を取得した際に、登記所(法務局)から渡されている書類です。
登記済証には、登記受付日、受付番号、法務局名が入った「登記済」の印鑑が押されています。
多くは冊子状に製本されており、表紙に「登記済権利証」「登記済権利証書」「売渡証書」などと記載されていることが多いです。

登記識別情報通知書になってからは、12桁の暗証番号が記載された書面が不動産の取得者ごとに発行されるようになりました。
暗証番号を隠すためのシールが貼ってあるので、剥がさないようにしてください。

登記識別情報通知書

出典:登記識別情報通知 見本(法務局ホームページより)

2-2.固定資産税納税通知書

固定資産税と都市計画税は、毎年1月1日時点で不動産を所有している人に対して課される税金です。
固定資産税の納付書と納税通知書は、自治体から毎年5~6月ごろに送られてくるので最新のものを用意しておきましょう。

土地を売却するときには、固定資産税評価額をもとに登記の際の登録免許税を計算します。
また、1年の途中で土地を売買するときには、その年の固定資産税や都市計画税を売主と買主で精算するケースがほとんどです。

書類を紛失した場合は、自治体の窓口で固定資産評価証明書を取得します。
納税額の記載はありませんが、固定資産税評価額を確認できます。
なお、固定資産税評価証明書の取得は、委任状等を作成して、不動産会社に取得してもらうこともできます。

固定資産税評価証明書

出典:課税明細書 見本(川崎市ホームページより)

2-3.実測図、境界確認書、越境覚書など

法務局に「地積測量図」が保管されているケースもありますが、これとは別に実測図が手元にあれば用意しておきましょう。
また、隣地の所有者との間で、以下のような「境界」に関する書類を交わしている場合は買主に引渡す必要があります。

  • 境界に関する取り決め(覚書)
  • 隣地との共有塀の有無、管理方法
  • 屋根やひさし、フェンス、塀、樹木等の隣地への越境、あるいは隣地からの越境の覚書

信頼できる実測図が存在せず、境界がはっきり決まっていないときには、土地の売却のために正式な測量が必要になることが多いです。
隣地とのすべての境界を明示して作成した測量を、「確定測量図」と呼びます。これがなければ、測量が必要かどうか不動産会社に相談してください。
山林や農地などの売買なら、測量をしないで土地を売買することもあります。測量の費用は、土地の大きさ、隣地所有者の数などによって変わります。
隣人や行政の立ち合いの元で境界を確認して測量を行うには数ヶ月かかります。

2-4.本人確認書類

媒介契約の際に、不動産会社は本人確認を行う義務があります。住所、氏名、生年月日が確認できる書類を1点以上用意します。

本人確認書類として利用できる書類には、一般的に次のようなものがあります。

  • 運転免許証
  • パスポート
  • マイナンバーカード
  • 健康保険被保険者証

土地が共有名義の場合(複数の人の名義になっているとき)は、全員分の本人確認資料を用意します。
共有者が遠方に居住しているときなどは、本人確認書類を集めるだけでも時間がかかってしまうため、早めに準備に取りかかるようにしましょう。
なお、共有の場合は、代表者などに取引を委任する方法もあります。

2-5.建築協定書(あれば)

建築協定書を持っている場合には、用意しておきましょう。
建築協定とは、住民の合意によって、街づくりの内容を取り決めたものです。協定成立時の土地所有者だけでなく、あとから土地を買った者にも効力が及びます。

例えば、コンビニの看板が茶色などの特殊な色になっている地区では、建築協定または「地区計画」が決められている可能性が高いので、よくわからなければ不動産会社に相談してください。

2-6.地盤調査報告書(あれば)

地盤調査報告書を持っている場合には、用意しておきましょう。
地盤調査とは、建物を安全に建てられるか判断するために、地盤の強度などを調べることです。地盤調査報告書には、土地の地盤調査を行った結果がまとめられています。
調査内容によって報告書の中身は違いますが、概ね下記のことが書いてあります。

  • 地形や地学的な状況
  • 地盤調査を行った結果(ボーリング調査や液状化試験など)
  • 調査内容に基づいた考察
  • 調査中の写真

3.売買契約で必要な書類

売買契約で必要な書類

売却が決まると、不動産会社から「売買契約日に必要な書類一覧」などを渡されます。契約日には売主・買主・不動産会社担当者が集まって手続きを行います。

3-1.【自分で準備するもの】

3-1-1.登記識別情報通知書(または登記済証)

媒介契約時に提示したものを再び持参します。

3-1-2.本人確認書類

売買契約締結の際には、所定の本人確認書類が必要です。
土地の名義人が複数の場合は、全員分用意します。

3-1-3.印鑑証明書(3ヶ月以内)

印鑑証明書は実印が有効なものであるかを確認するための書類ですが、有効期限は一般的に3ヶ月以内とされているため取得時期に注意が必要です。
印鑑証明書は市町村の窓口で取得でき、自治体によってはマイナンバーカードを使ってコンビニで簡単に取得できます。
本人確認書類と同様に、土地の名義人全員分のものが必要になるため関係者には早めに連絡をしておくことが大事です。

3-2.不動産会社と相談しながら作成するもの

告知書(物件状況報告書)

告知書は土地の現況を正確に買主に伝えるためのもので、売買契約までに作成を依頼されます。売りたい土地になんらかの問題点があることを知っているときは、その事実を告知書に記載します。
例えば、境界に関する紛争、地盤沈下、埋設物、土壌汚染の可能性などがあれば知らせてください。

不動産会社は売主と共に作成した「物件状況報告書(告知書)」を買主に示して現況を理解してもらいます。欠陥や不具合を隠したりすると、売主とトラブルになるリスクを高めてしまうので注意が必要です。

契約書に書かれている内容と物件の状況が一致しない場合、契約不適合となります。
契約不適合責任は2020年4月から民法改正により施行された制度で、以前は「瑕疵担保責任」という名称でした。
契約不適合責任では、「引き渡された物件が契約と一致しない」事柄に対して売主の責任が問われます。場合によっては、代金の減額、損害賠償や契約解除が求められます。

3-3.不動産会社が作成するもの

売買契約日には、売主と買主が不動産会社などに集まり、売買契約書重要事項説明書の内容を確認して署名・押印します。

3-2-1.売買契約書とは

取引対象の土地を、売買契約書に記載した金額で売買することを定めた契約書です。
売買代金の他に、支払いの時期や、土地の所在地、面積などが記載されます。

3-2-2.重要事項説明書とは

売買契約締結の前に、専門的な知識を持つ宅地建物取引士が買主へ「重要事項説明書」を交付してしっかりと説明を行います。
重要事項説明書には、法令の制限や、手付金、契約の解除に関することなども記載されます。

売買契約書と重要事項説明書は、前もって不動産会社が作成し、ドラフト(下書き)を売買契約日よりも前に渡されるのが一般的です。
売買契約の当日に全ての内容を確認しようとするとボリュームが多すぎるため、事前に契約書の内容をよく確認しておくことが大切です。

土地の売買契約は、一度締結してしまうと解除は容易ではありません。不動産会社の担当者と綿密にコミュニケーションをとり、疑問があれば遠慮なく質問してください。

4.引き渡し日に必要な書類

引き渡し日に必要な書類

引き渡し日が決まったら、不動産会社から残代金や必要書類についての案内をもらえるのが一般的です。引き渡し日には、売主と買主が金融機関などに集まって、代金の決済や登記の移転手続きを行います。

4-1.登記識別情報通知書または登記済証

売買契約時に提示したものを再び持参します。

4-2.固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は、土地の固定資産税評価額を証明する書類です。
固定資産評価証明書を使って登記の際の登録免許税を計算するので、最新年度のものが必要です。場合によっては、買主が見つかるよりも前に、早めに固定資産評価証明を取得しておくこともあります。

評価証明を取得するタイミングは不動産会社に相談するとよいでしょう。
また、評価証明書の取得を不動産会社に頼むこともあります(委任状を作成するか、媒介契約書に委任事項を定めておきます)。

「固定資産評価証明書」は、市区町村(東京23区は都税事務所)の窓口で取得する方法と郵送で取得する方法があります。市役所等に行く場合は、役所の担当する課の窓口で申請書や本人確認書類を提示・提出して取得します。所有者以外が申請するときには、委任状が必要です。
自治体によっては、固定資産評価証明書を役所の出張所や最寄りのコンビニで取得できる場合もあります。

4-3.印鑑証明書(3ヶ月以内)

印鑑証明書の有効期限は3ヶ月以内なので、引き渡し日から逆算して用意します。
共有名義の場合は、全員分の印鑑証明書が必要です。
印鑑証明書は市役所等の窓口で取得するか、マイナンバーカードを使ってコンビニで取得できる自治体もあります。

4-4.住民票・戸籍の附票・戸籍謄本(変更がある場合)

住民票の写しが必要になるのは、登記簿上の住所と現住所が異なる場合です。
住民票は自治体の窓口で取得するか、マイナンバーカードがあればコンビニで取得できる自治体もあります。

住所が2回以上変わっている場合は、「戸籍の附票の写しを取得して過去の住所を確認します。
また、結婚などで氏名が変わっている場合には「戸籍謄本が必要です。「戸籍の附票」「戸籍謄本」は本籍地の役所で取得するもので、郵送でも請求できます。

4-5.抵当権抹消書類

土地に「抵当権」の登記が残っている場合には、抵当権抹消のための書類が必要です。
「抵当権」は、住宅ローンなどを利用して資金を借りた場合に、土地や建物に設定される権利です。
すでにローンの返済が終わっている場合でも、抵当権の登記だけが残ってしまっている場合があります。
この場合は、抵当権抹消に必要な書類を金融機関から取り寄せる必要があるため、早めに金融機関に連絡してください。

4-6.本人確認書類

引き渡し日にも売主の本人確認が必要です。
登記手続きを行ってくれる司法書士には本人確認の義務があるので、身分証明書を提示できない場合は登記手続きができなくなる恐れがあります。

5.確定申告で必要な書類

確定申告で必要な書類

土地の売却で譲渡所得(売却益)が生じた場合には、確定申告が必要です。
確定申告のタイミングは、土地を売却した翌年の2月15日頃から3月15日頃です。
譲渡所得は以下の計算式で求められます

譲渡所得 = 譲渡価額(売却価格) - 取得費(購入額) - 譲渡費用(売却にかかった諸経費)

確定申告には、下記の書類が必要となります。

  • 売却した土地の登記事項証明書(登記簿謄本)
  • 売却したときの売買契約書の写し
  • 購入したときの売買契約書の写し
  • 譲渡費用(仲介手数料など)の領収書の写し

その他に、税金の特例制度を使う場合には追加書類が必要になることもあります。
税務署の無料相談などを利用して、早めに準備を進めておくと安心です。

6.必要書類の揃え方のコツ

必要書類の揃え方のコツ

最後に、土地売却時の必要書類を揃えるときのコツをご紹介します。

6-1.登記済証(権利証)を紛失したときは早めに相談!

まずは、登記識別情報通知書または登記済証があるかどうか、早めに探してみてください。
登記識別情報通知書や登記済証は所有権を証明する重要書類なので、簡単に再発行ができません。
ただし、紛失していることが早めに判明していれば、代わりの方法で不動産を売却することは可能なので安心してください。

権利証に代わる方法で、土地の所有権があることを証明するには、「事前通知」か「資格者代理人による本人確認情報提供」のどちらかを利用します。
事前通知とは、登記所が郵送で本人確認のための問い合わせを行うことで、手数料はかかりません。登記所が事前通知を発送してから2週間以内に申し出が必要です。

資格者代理人による本人確認情報提供の制度は、司法書士などの資格者代理人に依頼して本人確認を行ってもらうものです。
司法書士に証明書を発行してもらうには5万円前後の費用がかかります。引き渡しの直前に紛失に気付いたり、持参するのを忘れてしまったりすると対処できない可能性があるのでご注意ください。

6-2.早めの書類準備がおすすめ!ただし早すぎに注意

このように、土地を売却するときには様々な書類が必要です。売却を決めたら早めに書類を集めていきましょう。

ただし、印鑑証明書の期限は3ヶ月以内なので、タイミングよく取得することも必要です。早すぎるタイミングで取得すると、引き渡し時に期限切れになってしまうかもしれません。
印鑑証明書や固定資産評価証明を取得するタイミングなど、細かいことまで親切に教えてくれるような不動産会社を選んでおくと安心です。

土地を売却するときには、書類の準備以外にも様々な調整が必要なので、頼れる相談先を見つけることがとても大切です。
頼りにならない不動産会社を選んでしまうと、説明が不親切で二度手間になってしまったり、最悪の場合には書類に不備があったりしてトラブルになってしまう可能性さえあります。
書類の準備を適切にフォローできないような不動産会社は、土地を高く売ってくれるかどうかも疑問です。

とはいえ、「親身になって相談に乗ってくれて、土地を高くスムーズに売ってくれるような不動産会社はどこで見つければいいのだろう」という方も多いのではないでしょうか。
まず実行していただきたいのは、複数の不動産会社の査定を受けてみることです。
査定内容や対応をじっくり比較検討してみると、優良な不動産会社を見極めやすくなるからです。

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頼りになる不動産会社を見つけたいときには、ぜひご活用くださいね。

まとめ

それではおさらいです。
土地の売却をスムーズに進めるには、必要な書類を適切なタイミングで用意することが大切です。
物件の査定」「媒介契約の締結」「売買契約の締結」「引き渡し」「確定申告」の各段階で必要な書類は異なるため、不動産会社の担当者とコミュニケーションをとりながら早めに準備しましょう。
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