2.管理会社変更によって想定される3大トラブルと事前対応策

管理会社を変更した場合、想定できるトラブルと、その対策方法を3つにまとめました。どのケースでも、変更先の新・不動産管理会社が良質であれば、問題は最小にとどまる傾向があります。

2-1.契約解除に応じてくれない

不動産管理の契約は、新規入居者が決まった時点で管理契約も発生することが多いのですが、入居契約と連動しているわけではありません。そのため、入居者がいる状態での管理契約の解除は、法的には全く問題ありません。

「管理内容に納得がいかないので解約したい」で解約は可能です。ただし、実際に契約が解消するのは、不動産管理会社が解約通知を受理した日から3か月後です。

この3ヶ月の間に、契約を解除することに抵抗を示す管理会社も存在します。改善要求を受け入れるから・管理料を下げるからなど、さまざまな理由を付けて契約解除を反故にしようとしてくることがありますが、その内容に従う必要はありません。悪質な場合は、この3ヶ月の間に、管理業務に手を抜く、引き継ぎをきちんとしないなどのケースも、まれにですが見受けられます。

事前対応策＞

契約書に契約期間や解除の際の違約金に関する定めがある場合は、不動産会社が「解除しない」と食い下がる正当な理由になりますので、契約期間の満了まで待つ必要があります。管理会社を変更する場合は、契約に書かれている内容をよく読んでおいてください。

契約解除は、担当者に口頭で伝えた後に、解約通知書を送付します。一般的には、解約の申し出があった時点で担当者が書式を郵送（メール添付）してくれますが、相手が送ってこない場合でも、オーナーが自作したものを送付するので問題ありません。

契約完了までの間には、次の管理会社への引継ぎもありますので、契約解除を伝えるときには、次の管理会社がある程度まで絞り込まれている方がスムーズです。このようなことから、新しい不動産管理会社は、早めに契約内容と仕事ぶりなどをチェックしておき、新担当者との面会などもすべて終わっててから、解約通知を出す方が良いと言えます。

新会社との面会の際に、今の会社の不満点なども伝え、トラブルの不安がある場合は、そのことも正直に伝えておく必要があります。

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2-2.引継ぎがうまくいかない

旧不動産管理会社から新不動産管理会社へ移行する際には、業務の引継ぎがあります。一般的な仕事の引継ぎと同じように、業務内容を伝達し、注意事項などを説明します。多くの場合は、担当者同士で行いますので、オーナーが間に立つ必要はありません。

引継ぎはメールと書類だけで終わるケース、対面も含まれるケースと様々ですが、これは各不動産会社の営業スタイルによりますので、引き継ぎ方法の優劣はないと言えます。ただし、引き継ぎがうまくいかなくなると、たとえば、以下のようなケースが発生することがあります。

どのケースでも、入居者がダイレクトにデメリットを被りますので、事前の引継ぎは迅速かつ丁寧である必要があります。

引継ぎ業務のメインは新会社が行います。引継ぎ内容には、旧→新へと変わることなどを入居者にお知らせし、必要書類の確認と署名などをお願いする業務も含まれます。旧不動産管理会社が、契約解除通知を受理してから3ヶ月以内に行いますので、新しい不動産管理会社が決まっていないと、引き継ぎが進みません。

そのため、契約解除をする際には、新しい管理会社の目星をつけておき、解約通知が受理された時点で新しい契約ができるように準備をしておく必要があります。引き継ぎに少しのトラブルが生じても、新しい管理会社が信頼できる会社であれば、全体的に丸く収まる傾向がありますので、良質な不動産管理会社の管理プランをよく比較しておいてください。

2-3.業務内容の違いがある

不動産管理会社のプランはよく似ていますが、会社によって項目に対する業務範囲に違いがあります。新会社に契約する際には、旧会社との違いを確認し、項目の増減の必要があるかを、チェックしておく必要があります。とくに、以下の業務に注意をしてください。

業務範囲が違うことにより、今まで手が行き届いていた部分が放置される可能性があります。今まで通り、または今まで以上に良い環境を維持したい場合には、プラスアルファの委託料が必要になる可能性もあります。

事前対応策＞

新しく契約をする不動産管理会社の候補を立て、それぞれ、何をしてくれて、何ができないのかを確認します。この時、旧管理会社のプランはオーナーも把握していますので、その項目を参考にしながら、現況の賃貸物件に何を足しておくべきかを、各社の担当者に相談する形で、最適な仕事をしてもらえそうな会社を選びます。

やり取りで聞いたことは、かならずメモなどにして文章で残し、あとで自分が比較できるようにしておいてください。できれば、時間を作って新担当者になる方と面談をし、その時に、管理状態を確認する方が、より判断がしやすくなります。

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3.良質な管理会社選びに役立つ7つのチェックポイント

不動産管理会社の変更をするのであれば、より良い会社とのめぐり会いが大切になります。オーナーがご自身でできる、安心して仕事をお任せできる、良質な不動産管理会社のチェックポイントを7つにまとめました。

3-1.客付けに自信がある

入居者募集期間が短いほど、空室リスクが減りますので、客付けに自信のある会社を選んでください。最近のお部屋探しはネットが中心ですので、大手だから有利というわけでもない傾向があります。そのため、オーナーの不動産管理会社探しの目利きが大切です。

確認方法

客付けの良い会社には、以下のような特徴があります。すべてがそろっている会社は少ないですが、なるべく条件が多く当てはまる会社から選ぶようにしてください。

3-2.レスポンスが良い

2章でも解説していますが、レスポンスの良さは、成約率や更新率に大きく影響します。特に、物件問い合わせや内見申し込みは、不動産会社からの反応が早いところから、申込者の優先順位が高くなる傾向があります。

不動産管理会社の社員も、日々、膨大な量のお客様対応をしていますから、即返信ができないこともあります。しかし、どの様な形でもなるべく早く、何らかのレスポンスを返すことで、問い合わせをした方は「待機していればよいのだな」と安心できます。

確認方法

レスポンスの速さは、プラン請求の時点で、会社の特徴としてあらわれてきます。たとえば、同じタイミングで管理プラン請求をしても、数時間以内に何らかの連絡が来るところ、挨拶などもまとめて翌日に返信があるところ、数日後になるところなど、さまざまです。

ご自身が問い合わせをする立場として、信頼感や安心感を得られた会社は、お部屋探しのお客様にも、同じような感覚を与える可能性が高くなります。まずは、管理会社の特徴を比較するために、なるべくたくさんの不動産管理会社にプラン請求をしてみてください。

3-3.適性価格である

不動産管理料は、物件1室の賃料に対して5～10％が相場です。法的には管理料の上限はないのですが、多くの会社は5％を採択している傾向があります。そのため、不動産管理委託料の適正価格とは、まずは、相場の範囲内であること、そして、業務内容に対して適性であるかを見てください。

たとえば、一般的な賃貸管理業務は（入居者募集・契約・家賃回収・滞納督促・退去手続き・更新）などが含まれますが、管理会社が引き受ける業務内容が、主に集金に関したことだけの場合は、3～4％まで下げるほうが、適正だと言えます。

確認方法

オーナーがして欲しいことと、不動産管理会社にできることのすり合わせによりますが、お金を支払うのはオーナーですから、オーナーにとっての適正価格だと納得できる会社を探す必要があります。数多くのプランを比較することで見る目が養われますので、まずは管理プランの一括請求をしてみてください。

3-4.業務経験が長い

不動産管理会社には、それぞれマニュアルがありますが、入居希望者と入居者を相手にする仕事であるため、経験則が大きくものをいう仕事でもあります。そのため、出来立ての会社よりは、業務経験が長く、経験豊富な社員が何人もいる会社の方が、スムーズな賃貸経営につながりやすくなります。

確認方法

確認方法としては、会社の設立時期、管理戸数、業務実績などをホームページで確認します。設立時期が長ければ、同じエリアで何代にもわたって管理をしてきていますので、地元のことなら安心してお任せできます。管理戸数のめやすは、累計で1000戸以上あれば、安心できると言えます。業務実績は特記することがあれば、表彰履歴などが記載されています。

ここまで絞り込んでも選択肢が多い場合は、自社物件を所有している会社の方が、管理業務に関して積極的であり、マニュアルも充実している傾向がありますので、参考にしてください。

3-5.社員の粒がそろっている

中規模以上の会社になると、不動産管理の担当者が何人もいるようになります。不動産管理は人的要素に依存する部分も多いため、社員の仕事ぶりに差があると、会社の経営方針などを気に入って契約をしても、実際の管理業務に不満が出ることがあります。

確認方法

できれば、管理会社に実際に訪問して、社内の雰囲気や社員の働きぶりを体感してみることをおすすめします。複数の会社見学をしていくと、社内環境からの働きやすさ、社員の表情や雰囲気からでも、ある程度の判断ができるようになります。

最低でも、担当者となる方に面会し、社内の管理マニュアルがどうなっているか、社歴が長い方は何人くらいなのかなども聞いてみてください。長く勤めている方が多い会社は、それだけ、職場環境も良く、社員の教育システムも整っており、社員が安心して管理業務ができている可能性が高くなります。

とくに、会社を訪問したときの第一印象は、そのまま、お部屋探しをする方や、入居者が抱く印象となることを前提に、よく観察してください。

3-6.面談をする

プラン請求をした後は、可能な限り、担当者と面談をしてください。実際には顔合わせとして、具体的な管理内容の相談、プランに関しての質問などをします。このときの受け答えなどから、レスポンスの良さや、何か起きたときの機動力などが、類推できます。

不動産管理会社は、管理をしてもらいたい物件があるエリア内で探してください。オーナーご自身が遠方に住んでいる場合も、管理会社は物件の近隣エリアから選ぶようにしてください。管理物件と管理会社の距離が近いほど、クレーム対応が迅速になります。

確認方法

プラン請求をして、気になる会社はすべて面会リストにあげておきます。面倒でも、一社ずつ、個別に会うようにしてください。最近は、ZOOM面談など、ネットでの面会もしている不動産管理会社も増えています。しかし、入居者と建物への適切な対応を「全面的に委託」する相手は、実際に会ったほうが、適切な判断ができます。

かりに、管理会社がオンライン対応に長けていたとしても、誠実で機動力のある管理会社であれば、最低一回は、対面での面談をオーナーに申し込んできます。これは、不動産管理会社サイドも、不動産オーナーの態度や話し方、希望する管理内容、そしてオーナーの与信力（経済力）などを、会うことによって審査するためです。

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3-7.たくさんの管理プランを比較する

新しい管理会社が優良であれば、旧管理会社の管理状態にどのような問題があったとしても、この先の不動産管理はスムーズになります。管理会社には会社の経営理念や経営方針によって、さまざまなスタイルがありますが、一般管理業務以外に、将来的に安定した経営の指南ができる管理会社であれば、賃貸経営に関した不安や悩みが、一気に解決できることもあります。

信頼して業務を任せ、安心して相談ができる不動産管理会社とのめぐり会いは、不動産経営をするオーナーにとって、頼りになるパートナーです。このような会社とのめぐり会いは、数多くの会社の中から、納得のいく一社を選び出す作業からはじまります。

まずは、なるべく数多くの不動産管理プランを請求し、各社の提案する管理プランや、今後の管理計画などを比較してみてください。似たようなプラン項目でも、会社の個性によってとらえ方も違いますので、オーナーの考え方と合った会社が見つけやすくなります。

管理プランの請求には、「賃貸経営HOME4U」の一括プラン請求が便利です。経営している賃貸物件にピッタリの業務を委託し、適切な管理体制が保持できる管理会社がピックアップされます。将来の経営展開に対しても、適切なアドバイスができる、頼りになる不動産管理会社が見つかります。

不動産管理会社の変更を検討しているオーナー様にむけて、管理会社の変更に伴う、さまざまなトラブルを防ぐためのアイデアをまとめました。まずは、管理をお願いしている会社の管理状況を把握し、必要であれば、最短で管理会社の変更ができるように、次の委託先も絞り込んだうえで動くのがよさそうです。